向こう3ヶ月でやるべき案件が見えはじめた、実際にどうやるか。
まるで手がかりがありません。
それをわかりやすく案件からタスクへ、どころかマルチタスクからシングルタスクへ、そして「作業」のレベルまで簡単にしたい。それなら手が付く。
A4コピー用紙、安くてすぐ手にはいる、なんでも書ける。
これです。
結構いいセンまで行きます、それだけでいい。
一流のサラリーマンになる必要はまったくないのです。
仕事のミスがなくなり、怒られなくなり、安心して給料がもらえて
なにより家に帰ったら仕事のことを忘れられればそれでいい。
「タスクページ」→「A4コピー用紙」の順で案件が作業になっていく
やること自体はシンプルです。
- タスクページから1アイテムだけA4コピー用紙にやることを書き出す（簡単な作業もふくめて）
- 書き出したことをひとつづつ片付ける
- ひとつ終わるごとに「線を引いて消す」
小学生の落書きのように書き出しました。
この書き方であるいはおわかりかもしれません
ノートはこう書けない。無駄に書き散らせない。
使うことができずきれいに書いてしまう。
これでは今までと同じです。
きれいに書くとなぜか「やれること」がすんなり頭から出てきません。
今「やれること」「わかっていること」だけを紙に書き出したい。
そうすればできないこと・わからないことが自然とみえてきます。
お詳しいかたはマインドマップを連想されるでしょう。
あれがいいのですが、アタクシは原始的にしかできない。色分けせず、単語を書き出すだけです。
なおコピー用紙はとても簡単にデジタル化できます、数年にわたり役に立つところ極めて大であります。
A4コピー用紙に「やること」を書いてみた・思いつくままに
3ヶ月スケジュール帳とタスクページで最重要が見えても以前のアタシはここから先に進まない。
なかば諦めていました。
そこで「子供のらくがき」にいたった。
タスクリストにしてやる気を失う・もっと簡単にしないと
「重要な案件・タスク」はリストにすると重すぎる。アプリでの管理が憂鬱な理由です。
ノートに書いた時点ではただの「やっかいな、解決不可能な問題」。
タスクどころか案件ですらありません、まったく手が付かないのです。
ページの半分ぐらいが赤くなるんですから。
下手にリスト化するとかえってやる気を失います、もっと簡単にしたい。
「案件」→「マルチタルク」→「シングルタスク」→「作業」
わかりやすい作業になれば取り組める。抽象的なのはアタシにはダメでした。
コピー用紙に書き出す・ダメなら破って書き直しの気軽さ
以前からやっていた方法がひとつあって、それはコピー用紙を使うことです。
気持ちにパワーの要らない方法です。ノートやアプリとは大いに違う。
会社のコピー機のところに行ってコピー用紙を10枚ぐらい持ってきてください、そして、
A4コピー用紙を横向きで穴あけパンチで穴を開け
左上に日付を入れてください。
以上で準備は終了。
そのコピー用紙に案件に関連することをわかることから思いつく限り書き散らす。
ダメとなったら捨てればいい、ノートのページを破って捨てることができない。
書き出すのではなく「書き散らす」だけでいい、単語でいい
その代わりどんなつまらないことでも全部書く
- メモに書くような簡単なこと
- 当たり前すぎる作業（電話をする、とかのレベル。実はかなり効きます）
そして馬鹿馬鹿しすぎると思える思いつき。
こんな感じです。
繰り返しますが単語がいい、文章は出来るだけやめたほうがいいです。
四角で囲った単語が最初に書いたもの
そこからその単語を見て思いつくものを書く、それからさら思いつくものを単語で書く。
最初に書いた単語の周りに書く、放射状に拡がっていきます。
先に申し上げると、人の名前や会社名はかなりいろいろ出てきます。
- 案件・製品の名前
- 人の名前
- 要望されている期日・納期
- 計画表
- 報告書・・・等々
これらの単語のうち（ほんの少数でいい）いくつかから以下に発展するはずです。
- 誰々（どこそこ部門）のデータ
- 誰々の予定
- 製品名やイベント
- 納期
- 誰それに電話（実際こんな作業も書いちゃっております）
- 誰それにメールを出す
派生して思いついたものを書くと、最初に思いつかなかった単語からも新しいキーワードが思い浮かぶ。
物事の順番なんざ完全に無視です、きれいな字で書く必要もない
むしろきれいに書こうとすると、思いつきに筆が追いつかなくなることに気づかれると思います。実はやるべきことがどんどん湧き出てくる状態です。
中心から外側にいくほど、最後に書く単語ほど、具体的な作業に近づいていく。
子供のいたずら書きに似てくるほどいい。これが、
「案件」→「マルチタルク」→「シングルタスク」→「作業」
の手順です。
生産性や一流の社員、すべてに縁が無い。カッコよくない。
でもアタシはヒラ担当。そもそも給与に差がつくわけでもないのに一流とか効率とか、そんなことを気にする必要はないのです。
一番簡単そうな単語から始める・終わったらグイと線を引いて消す
この「A4コピー用紙に書き出す作業」は繰り返しますが思いつく限り、これ以上単語が出てこないところまでなさると効きます。
その上で一番簡単そうな単語から始めた。
やりやすいものから始める、アタシにはそれしかできなかった。
能無しのアタシも数年やってこれは自信をもっていえますが
一番簡単そうな作業、それがやるべき「タスク」です。
なおここは一番重要ですが、終わったタスクは
- 日付を入れて
- 線を引いて消してください。
グイッと。たいへんに気持ちが楽になる。
気持ちが落ち着いてくる・状況の変化に慌てなくなる
難しい案件でもこんなふうに書き出すと3分の1ぐらいは今日できるようなものがあります。
コピー用紙の3分の1ぐらいでも線を引いて消したもので埋まるとエラく気持ちが落ち着いてきます。
それこそ半分も消せると「もしかしたらいこの案件は今日終わるかも？」という気になる。
また、このやり方だと、とりあえずこの案件はしばらく手をつけなくても大丈夫というセンが見えてきます。変化しても落書きをすると頭の整理がつくからです。
この「しばらく放っておいてもいい」ラインは頭の中で考えるとなかなか正確な判断がつかない。なんでもやらないと気が済まなくなる。
気持ちが追い詰められる大きな理由です。
終わったらスキャンしてファイルに・数年前でもすぐ見返せる
こんなふうにしてともかくコピー用紙そして3ヶ月スケジュールノートに書いたタスクメモを全て線で消せたとき、案件完了です。
コピー用紙はスキャンが簡単・pdfでデータ化
そうしたら
- コピー用紙をスキャンして（まとめて1週間分とかでもいいです）
- ファイルに日付順で納める。
おわり！！
コピー用紙のスキャンですから、終わったらスマートフォンで撮ってpdf化でもいい。
すでにあるデータに追加も簡単です。
ScanSnapはもう10年以上前に自腹で買いましたが、完璧にモトを取れた投資でした。あれぐらい便利な、しかも一度ならずピンチを助けてくれたものもない。
データの連携はタスクページの日付で・対応するデータを見るだけ
製造業がそうですが、1年以上経って問題再発、あるいは他部門からインネンをつけられることがよくあります。
なにせ製造終了後、数年のアフターサービスがまっている世界です。
社内で餌食になるのは前の履歴を引き出せない人、以前のアタシでした。
今は保管してあった3ヶ月スケジュールノートを見ればいい、特にタスクページ。
その日付を見て、それにちかい
- 3ヶ月スケジュールページとタスクページのメモ
- ほかのA4コピー用紙
- メール
- PC内のデータ（作成日、またはフォルダ・ファイル名に日付を入れておく）
この4点を見返します、ちっともスマートではない。
しかし恐らくほとんどに回答できるはずです、調べる時間も最短です。
なにしろタスクをやった日付までコピー用紙に書いてあるのですから
こんなふうに回答します。
「この案件はXX年◯×日にこういうやりとりをして、その後あなたから×○日にもらったデータをもとに回答している。XX日に送ったメールを見てよ」
このやりとりを2ー3回やるともうムチャを言ってこなくなります。
社内調整も更にやりやすくなる。
「なんでもA4コピー用紙に書く」のがやみつきになる
A4コピー用紙にハマる人はなんでもこいつに書くようになります。
ノートとは比較にならないラクな気持ちでいろいろ書けるうえに、整理もラク。
日付が入ってさえいれば、走り書きでもそのまま資料・データになります。
電話の会話すら後日の交渉に使える・証拠になる（日付・会話内容）
アタクシも机の上にいつも穴あけ済みのコピー用紙がこんなふうに置いてある。
電話の会話もガンガン書きます。
そして足元に置いてあるホルダーにファイルしとく（キャビネットに入れることができないほどズボラです）。
日付順ですから「整理」の必要はありません、上に重ねてとじるだけ。
まとまったらスキャンしてデータ化、なんでも残す。
電話を例にするとわかりやすい、殴り書きのメモ（というかコピー用紙）を残すのはむろんのこと
「20XX年 ×月○日、あなたとお電話でこういう会話しましたけど、あなたこう言いましたよね」と言うためです。
言っちゃあなんですが性格の悪いお返事、でも言った言わないの水掛け論は格段に減りました。
仕事は楽になった、しかもノートやアプリでは難しい。
電話のやり取りまで日時と会話内容を押さえられたら、相手のその日のメシはさぞ不味いでしょう。こっちは紙もデータもある、意地悪する気はないんですが。
A4コピー用紙の利点はメモがデータになること・習慣化・メモ術・ノート術要らず
繰り返しますが、日付さえ入っていれば
- 紙でデータ化
- デジタルでデータ化（PDF）
となにしろ扱いやすい。強調したいのはアタシのようなズボラ人間でもやれる方法だということです。
走り書きをなくして困る事がありますが、あの悲劇がありません。
しかも電話の会話さえ日時つきで記録です。
電話や会議でなんとなく走り書きをする、普段皆やってる事が日付さえ入っていればそのままデータの蓄積になる。
自動的です、「習慣化」「メモ術」「ノート術」なんて言わなくともいい訳です。
コピー用紙でタスクを可視化は「作業」化、「見た目がヨワくても押せる」化
恥ずかしながらアタクシは歳に似合わず童顔です、おかげで結構ナメられました。
こっちの説明をさえぎってまくし立てるヤローもかなりいた。論で勝負にならないと知ると大声で、というわけです。しかし体験した方は多いはずです。
1ヶ月のマンスリーカレンダー頼りに記憶で仕事は無理・3ヶ月カレンダーは必須
ただ上記のやり方ですと意識しなくても議論している相手が萎縮するのがわかります。こっちは証拠があるし、そもそも常に3ヶ月をみて仕事をしている。
知らないうちに追い詰めちゃって、ごくまれに怒り出す人もいます。
過去の記録は強いです。
フォーマットとして3ヶ月をみている人は意外に少ないことも実感します。
ただし仕事術のスマートさはありません、落書きですから。
しがない下っ端ですが、こんにちの「仕事なるもの」が1ヶ月なんて短期で、いわんや頭の中で覚えている程度では到底フォローできないものということはわかります。
当然不安になる、アタシは安月給ですからそこまで尽くす義理はない。
手前都合のよろしい話でお恥ずかしいのですが、その点3ヶ月スケジュール／タスクノートとA4コピー用紙の組み合わせはかなりおすすめであります、見た目は小学生のらくがき帳ですが。