このダイアリーでどのように案件に優先順位をつけるか。
難題にして一番の目的であります、「最優先」の案件を短時間で判断できるフォーマットにしたかった。
それとデータ同士のつながりについても少し。
タスク管理ノートの絶対条件は「優先順位」をつけやすいこと
前回ご紹介したタスクページについてはもう絶対の条件がありました。
すべて「最優先の案件」を判断しやすいことです。
- 考えず書ける
- 検索できる
- 優先順位を入れかえられる
- 外部のデータ・資料とつながる
どの要素が外れても多分なにかしらトラブルの原因になります。特に「３」と「４」はこんにち極めて重要です。
今試しているスケジュールノートは、今のところ上記４点をほぼ満たしています。
案件の優先順位決めは3ヶ月の予定・カレンダーを見る必要あり
ボーンと飛び込んでくる得体の知れない案件。
誰でもそうだと思いますが、まずは不安になるはずです。
おして取り組むにはやることをわかりやすくする、つまり「タスク化」。
そしてとにかく「作業」までわかりやすくして取り組んでおられると思います。
小心者のアタシは常に不安、それで今回ノートのフォーマットを変えてそいつに頼ってみた。
3ヶ月をみながら案件をみると作業にしやすい。とにかくメモした内容が意味を持ちます。
以下であります。
タスクページのつくりかたは「4本線を引いて終わり」・管理方法は日付だけ
タスクページの作り方は
左ページに3本
線を引っ張っておしまい、30秒かからないかと。
受けた日・やった日・内容／関連メモを書く欄です。
フィルムふせんを使って最重要を選別し、貼り替えで優先度の変化に対応。
そして「期日・日付」のみで案件・タスクの外部データと連携させたいと思っております。
即座に書く日付・そのまま全データの時系列インデックス
タスクページ自体はごく普通と思います。以下６項目は走り書きのような簡単なものしか書きません。
- 記入日
- 予定納期・期日
- 実際の完了日
- メモ
項目4は広々とフリースペースをとってあります。そこに、
- 粗々の内容（左ページ）
- 派生案件などメモ（右ページ）
- 派生案件の発生日（右ページの最右列・内容が知りたければこの日付のタスクページに飛ぶ）
とこんなことを書きます。
いきなり飛び込んできた話をとにかくメモする。
日付が入っていれば単語の羅列でもいい。
それだけがこのページの役割です。
そうすれば受けた案件は自然と時系列で並び
その優先度を決めるのもわかりやすく明確で
しかも簡単に優先順位を変えられる。
そもそもスケジュールノートの全体からしてこのとおり。
前月と今月の3ヶ月カレンダーページの間には、1ヶ月の間に出てきた案件やタスクが並んでおります。ペラペラめくるだけでも見返せます。
なお相手が早口でしゃべっているとかならば先に内容をメモってもいい。
ただ日付だけは必ず入れてください
もうお気づきかもしれませんが、この書き方は労せずして3ヶ月スケジュールノートが「内外全データのインデックス」と化します。書いた日付で整理してある。
このあたりは別稿でもう少し詳しく。
優先順位はフィルムふせんを新規貼り・貼り替え
多分どんなスケジューラーや手帳もそうだと思いますが、
メモしただけで案件から具体的なタスク、そしてわかり易い作業まで引っ張り出すことはちょっと無理です。
こっから先をどうするか、であります。
書き出したもののうち、近々問題になりそうなもの全てにマークする、ここから始めます。
フィルムふせんです
貼り替えができる、これを利用して短時間でやるべきことをひとつ決めるわけです。
「最重要」優先事項とは怒られる時期が一番早いもの
優先度を間違えて仕事をすると、いくら早く作業しても確実に時間切れになります。
優先順位の付け方はひとつだけです
「一番早く怒られるときがやってくるもの」につけていきます。
重要度や緊急度の話は時間ばかりかかるのでもう考えない。
怒られる時期が近いものほど「優先度が高い」とします。
こう考えると近々怒られそうなものはいくつかあることに気づきます。それらにフィルムふせんを貼っております。
ページの半分は赤くなるのではないでしょうか。
3ヶ月のうち一番怒られそうなものばかり。
つまり貼ったものはどれから手をつけても基本良いわけです。
貼った時点で、理想は全部今日処理したいものというよりもむしろ
本当は今日終わってくれないと自動的に破滅するレベルの緊急案件
が並ぶはずかと、アタシはいつもそうなっております。
後述しますが同じノートにある「１ページで3ヶ月スケジュール」ページがここで意味をもってきます。
緊急案件ばかり・「見開き3ヶ月スケジュールページ」を眺めると気持ちが落ち着き最終判断へ
多くの怒られる案件からひとつ選ぶのは難しい。
ここで一度3ヶ月の「予定」または「あと何日あるか」をビジュアルとして見てみてください。
緊急案件ばかりにみえる時、アタクシはこれが一番心が落ち着く。
フィルムふせんを貼ったうえで、改めて3ヶ月スケジュールを眺めますと
自然と「フィルムふせん案件」だけがスケジュール上でみえる
ほとんどの場合、この状態で最初に手を付ける一件が決まります。
本当に正しい選択かどうかは誰にもわかりません、しかし重要には違いない。
1ヶ月ではなく3ヶ月を一目で見てはじめてわかって参ります。
大事なことは、ただ急ぎの案件から選ぶよりこちらのやり方は必ず精度が高まるということ。
1週間ぐらいで効果がわかるほど時間を効率的に使えていることに気づきます。
しかもその他の大事な案件も忘れない、いつも気にかかっている。
ある程度優先順位をつけたかたちで書いてあるので「なにか忘れているかも」というストレスがありません。
どんな「変化」「おかわり」がきても最初にやらなければならない最重要タスクが見える
ここで選んだタスクは
誰がなんと言ってこようが、どんな新案件が出てこようが今日取り組むもののはず。
ある時点で優先順位の入れ替えをやめる・見切りの基準が3ヶ月スケジュール
今手をつけるべき、そして他の案件を考えず集中するべきものになります。
優先事項から更に最優先が決まった、他の案件を考えずそいつにとっかかる。
終わったらまた3ヶ月スケジュールを見て次のタスクを心に決める。
優先順位は即座に変えるものと申し上げましたが
この時点までくるとこれだけは絶対今やらないといかん、というものになっています。
これが3ヶ月スケジュールとタスクページを同じノートにまとめた理由であります。
アタシは不器用すぎてこうでもしないと判断がつかない。
10分程度の短時間でスケジュールページを作りたいという理由でもあります。
考えてふせんを貼る作業に時間を使いたい、その考える時間すら短くしたい。
時間のかかるノート作りはできません。
3ヶ月スケジュールノートを見ても最優先を決められないときはA4コピー用紙の出番（安い・気軽に書ける）
なおこれでも優先順位をつけきれない場合があります、それだけ切迫している状態です。
その時はA4コピー用紙の出番です。
これも別稿にて述べさせていただきますが、この見開き3ヶ月スケジュールノートとはしごく相性がよろしいです。
日付を入れるから
ファイルした後、めくるだけで行き着く。
のべつまくなしに書き出す
順番なんてどうでもいい、関連することすべて書けばいい
ノートでも混乱する案件も、こうすると不思議と気持ちが落ち着く。
コピー用紙だからです、安くて、気軽。
小学生のいたずら書きみたいなものでいいわけです。高級ノートの書き心地が大好きですがこの道具としての良さには及ばない。
こいつに書き出すとパニックがおさまります。
不安を管理するのが適応力・変化に対応しすぎはメンタルの不調に
なお優先順位や案件の変化に柔軟に対応することは「適応力」と言われます。
かっこいいですが正直こちらはそんなスマートではない。
スピード感や適応力もほどほどに・見切らないとメンタルがいきなり壊れる
それでいいのかもと感じています、雇われ人の身の上としては適応力もほどほどにしておいたほうが吉、と申し上げたい。
ご自分が経営しておられる会社でもない限り。
メンタルによろしくない、いくら鍛えても変化は無限です。どこかで一線を引かないと。
3ヶ月スケジュールを一覧するダイアリーにはそんな意味もございます。
- 「このへんでやめとこう」
- 「こいつに集中して他はほどほどにしよう」
- 「今日はここらで『閉店』」
という見切りのためです。
なお以下は山ほどみた事例であります。
変化にスピード感をもって対応しようとするあまり優先順位をあまりにも頻繁に入れ替え続けると、
メンタルが壊れます。
集中力のある人ほどいきなりクラッシュする。
ありていにいえば心身の病気になることであります、かなり見ました。
理由は簡単で、案件の変化は本人の都合と関係なく連続して起こるからです。
いつまでも「おかわり」をフォローし続ければ限界は簡単にくる。
状況変化は無限で気力は有限であります。
心身を病みたくない、マルチタスクもできない・そこで案件をわかりやすく「作業化」する
おっかねえ、そもそもアタシはマルチタスクができません。
ここまで急ぎの案件で、しかも同時並行はミスの危険が高い。
そのための
- 見開き3ヶ月スケジュール
- 時系列タスクページ
です。ひとつに絞る。
ただこれで事が済めばいいのですが実際にはそうはいかない場合が多々ありです。
優先順位は決まりましたが、肝心の業務・作業は何をすればいいか。
ダイアリーのタスクページで優先順位を決めただけでは恐らくわからない。おそらくどの手帳やスケジューラーでも同じだと思います。
A4コピー用紙の出番であります。なにより安いし、気軽だし、なんでも書ける。
こいつを使う前と後ではだいぶ変わりました。
案件をタスクに、そして作業化する。
また仕事が片付いたあとも、具体的には1年後ぐらいで役に立っております。