常に楽しく悩みだった手帳・ダイアリー選び。気にいるものは、まあ見つからない。
2022年はヤケ気味に趣向を変えました。
見開き１ページで「常に当月はじまりで3ヶ月を表示する」スケジュールノートを作る。
タスクには優先順位をつけられるように。
最終的には『PC・メモ・アイデア・メールほか全てのデータに飛べる情報インデックス』にする。
現物はこれです。
いろいろな方面にわたるので、今回は全体像だけ。
- まずは現物・「常に当月始まりで3ヶ月を管理」スケジュールノート
- 「当月から3ヶ月」のスケジュール・タスク管理をしたかった
- とりあえず作る・スケジュールと案件・タスクも全てノート1冊に
- 仕事の手帳やスケジュール帳が重すぎる理由は1年分の紙を運ぶから
- 書く「棚卸（たなおろし）」・デジタルが苦手な案件の整理整頓
- タスクページは日付が大事・線を引くだけ
- 優先順位はフィルムふせん・貼り替えで変化に対応
- A4コピー用紙は最強のノート・タスクを作業に変える
- 情報整理はしない・日付ですべてのデータとつながる
- トラブルを回避・いつも3ヶ月分の案件を見たい理由
- ミドリの名作「ダブルスケジュール 進行＜A5＞ 」が3ヶ月スケジュール管理のきっかけ
まずは現物・「常に当月始まりで3ヶ月を管理」スケジュールノート
整理作業はなしです。これが大事でした。
やるぐらいなら今までどおりGoogleカレンダーとタスクアプリで我慢します。
大前提は
- 自作に時間や手間をかけない、お金もかけない
- 合わなければ前の手帳やアプリに簡単に戻れる
です、なんとか術が必要になる話は、凡たるアタシにはできません。
仕事のできる人になろうってわけじゃない、毎日のストレスや不安が減ればもう大成功な訳です。
無印良品のフリーダイアリーマスキングテープがやる気にさせた
きっかけは無印良品のフリーダイアリー向けマスキングテープです。これはたいしたものです。
これでカレンダーページを毎月作ろうというわけです。
10分以内で。
見開き１ページのカレンダー・3ヶ月の予定を一目で（半年をみながら）
そして使った結果が以下です。見開き１ページに3ヶ月をこんなふうに並べた。
1ヶ月のガントチャートを縦並べ。トラブルは一目瞭然です。
最上段は当月始まりで半年分のカレンダーを並べました。
3ヶ月を考えるとき、半期が見えると便利です。なお張り替えてつかいまわすので付箋（ふせん）です。
A4変形ですからデカい、しかし普通のダイアリーとは比較にならない軽さです。
大きいのは幅だけで、縦方向は「変形」ですから短い。デスクでパソコンのキーボード前における長さ。
（ミドリ MDノートライト・Amazonより）
別途詳しく述べますが、このページ部分を作る作業は何度やっても10分以で終わりました。
図らずも短時間で案件チェック効果も生まれました。
その後に続くページは案件・タスク管理ページです。いわゆる「ToDoノート」ですが、アイデアも大事な予定も、何を書いてもいい。「この時期にあったこと」はこのスケジュール帳の大目的であるインデックス機能にとって重要です。
このページの日付と3ヶ月スケジュールページをメールやPC内の情報などを探すためのインデックスにしようというわけです。
分類は日付だけです、整理の手間はかけない。
なお今回優先順位をつけることは重要なテーマです、そのための
見やすさと少ない手間
であります。
結果としてノート全体の構成は以下になります。
3ヶ月スケジュールページ同士の間に1ヶ月かけて集まった案件・タスクが貯まっているというかたちです。この並びものちの検索に役に立つ。
なおノートが薄いぶん何冊も持ち歩けます。2冊持てば外出時はほぼ予定もToDoも管理できる。
「当月から3ヶ月」のスケジュール・タスク管理をしたかった
スケジューラー探して20年以上、しかも「効率何倍アップ」「なんとか術」でひととおり失敗してきた。
そこで、可能か不可能かは別として、自分が一番やりたかったことは何か考えました。
当月から3ヶ月分の案件・予定・タスクを管理しようと必死になっていたことに気づいた。
仕事の区切りは四半期だからです。
四半期の案件が見えればいい・卓上カレンダーが一番役に立った
わかった理由はこれです。数え切れないほどのダイアリーや手帳を経てきたなか、常に役に立っていたものはこれでした。
1,000円程度です、実はこいつを見るときがいちばん頭がまとまる。
3ヶ月を一目で見られるからです。1ヶ月表示の卓上カレンダーを3つ連結して使ったこともあります。
メーカーというところは社内外の調整とトラブル処理でお給料を頂くような仕事です。
小突き回された挙句、ボンクラ頭で理解したことは、
- 3ヶ月前に分かっていれば助かる
- 整理しないデータや資料は必ず消える
- 優先順位を間違えるとたちまち徹夜
ということ。
時系列のみに限定・スケジュールとタスク管理を情報インデックスに
しかし市販ダイアリーに3ヶ月表示なんてものはない、ましてや全データのインデックスになるものなんてあるはずがない、となれば作るしかありません。
ただし手間も時間もない、会社はそんなに優しくしてくれません。
必要な条件を絞りました、使い方も変える。
- ガントチャートタイプのカレンダー
- 常に見開き１ページで3ヶ月、かならず当月始まり
- 案件・ToDo・タスクも同じスケジュールノートで管理
時系列のみで整理する
そしてスケジュール管理と情報インデックスを両立する。
なおこれらはデジタルではいまのところ無理です。ページをパラパラめくるように全体をざっと見渡すような確認はできません。
デジタルの整理は中途半端だとかえって混乱する、しかし完璧は恐ろしく時間がかかりアタシには向きません。
『紙』しかない、でも重いしかさばるのです。
とりあえず作る・スケジュールと案件・タスクも全てノート1冊に
ともあれやってみた。
「メモ術」要らずでとにかく順に書いていくだけ。
すでに使って1ヶ月、もしかしたら（本当にもしかしたら）いけるかもと思い始めております。
「常に当月始まり」ガントチャート形式の3ヶ月カレンダー
最上部はちいさなカレンダーを半年分貼っております。むこう6ヶ月を一目で確認するだけです。
その下が肝心の3ヶ月スケジューラーです。横並び3列はいわゆるガントチャート。
当月を見ながら次月・次々月の予定を書く、見やすく比較しやすい。
走り書きでもここに書けば向こう3ヶ月は安心です。1年ぐらい後から見返した時、その時の状況もリアルにわかる。
3ヶ月スケジュールページの次はタスクページ（ToDo／メモ）が続きます。
右ページは関連事項やらなにやらいろいろ書き出す余白、スペースがあるので思い切ってデカくいきます。
おおまかに左ページは受けた事項、そして右ページは派生事項。
月末になったら、また翌月始まりの「3ヶ月スケジュールページ」をつくる。
新しいページに上部カレンダー（ふせん）を張り替えます、マスキングテープを貼って10分でした。
月初日の朝、出社してやってみた。
いちいち作るのは面倒という方へ・この10分が月一回の棚卸しです
なお「毎月つくるのか！（面倒）」という皆様へ。
アタクシもそういうタイプです。
ただテープ貼りと付箋貼り直しで10分です。しかも、
月初に10分の作業ながら、3ヶ月のカレンダーを作るこの時間が
「3ヶ月先までの仕事の棚卸し」
となっております。
詳しくは後述しますが、ここで気づくトラブルや問題があったと申し上げます。
新旧スケジュールページの間にあるのが1ヶ月で増えたタスク
ノートに書いた内容は自然とこんな順番で並んでいく。
この「やっていくうちに自然と並ぶ」ことが重要です、自然と時系列の整理になります。
前月の3ヶ月スケジュールページと当月のスケジュールページの間にたまった「ToDo・メモページたち」
これが1ヶ月間に増えた仕事の全てです。
このページの並び、そして
ToDo／メモの日付
ガントチャート形式の「１ページで3ヶ月スケジュール」
これが整理不要の案件・タスク管理につながる
そしてメールや他の資料などほうぼうにあるデータの追っかけに効くようです。
ノートの一番最初に1年分のカレンダーを貼る
なおあまり重要ではないので最後にご紹介となりましたが、ノートの一番最初のページはこんなものをいれております。
1年分のカレンダーです。ネットにフリー素材が山ほどあるので適当に選びました。B5サイズで会社のコピー機で出力した。
紙一枚貼っておしまい、半年以上先の予定を書くためだけです。
ぱぱっと見返すため、1年分の曜日がわかる表示でいい。急ぎのときはここにちょっとメモでもいい。
仕事の手帳やスケジュール帳が重すぎる理由は1年分の紙を運ぶから
ノートの大きさと重さは実に、じつに重要です。
仕事のダイアリーやスケジュールノートはなぜ重いのか。
1年分の紙を運んでいるからです。
12月とか3月なんてノートの終わりでは2冊運ばなきゃいけない。
しかもアタシなんざ4月に12月の予定を書き込んだら忘れるときております。
選ぶノートは大きくて軽いものを（A5、B5サイズのダイアリーよりも）
ノートは軽くないといけません、必要な分だけ持ち歩けばいい。
その上で、
- 大きい（書けるスペースが広い）
- 軽い（仕事カバンが死ぬほど重い）
- 大きな日付スペース（整理不要・見返しやすい）
この３つをクリアしてなおスケジュールをガントチャートで見られたらまあ最高です、そこで大きくて薄いノートにしました。
ミドリMDノートライト（A4変形）薄く、軽く、広い
ミドリMDノートライト（A4変形・方眼）を使いました、この大きさと薄さ・軽さです。
- 大きさ：変形A4（高さ方向が標準A4より20mm短い）
- 重さ ：150g
（ご参考）A5サイズノート：260g ／ B5大学ノート：130g
最上段には6ヶ月のカレンダー（無印良品のふせんタイプ）
無印のフリーダイアリー向けマスキングテープを貼るとガントチャート形式のカレンダーが出来上がります、各月の幅（縦方向）は適当。ご自分の仕事にあった広さで。
アタシは当月・次月の縦幅は広め、3ヶ月目のみ少し狭めにしました。
これなら会社でも業務中に作れる。なおズレても貼り直しは簡単であります。
2冊のスケジュール帳を持ち歩いても軽い
当然ですが1冊のノートで1年分はカバーしきれない。
しかし市販の手帳やダイアリーでもそれ一冊で全部足りることはありません。だいたい別にノートが要る。
これならば2冊持っても分厚いダイアリーより軽い。しかも開いた大きさは比較にならないほどの情報量があります。
ノート2冊をカバーでまとめる・軽量なMDノートライトA4変形の理由（100均A4ノートも可）
未処理タスク（ToDo）がすべて完了するまでには恐らく3ヶ月ぐらいはかかると思います。
つまり１冊では完結しないことを想定しております。
そのためにも軽くした。
MDノートライトを選んだ理由です、2冊でも軽い（合計300g程度）。
百均のA4ノートでもよろしいと思います、あれ薄いから（百円のため）軽いです。B5はマスキングテープのガントチャートには横幅が少々狭い。
繰り返しますがA5ノートダイアリーで1冊260gです、MDノートライトは「画面は2倍弱の大きさ」で150ｇ。
重いとお感じになる方はおそらく少ないのではないかと。
上記のような丈夫で軽い紙の専用カバーもあります。
画像のカバーは実際に3年使ったもの、紙（コルドバ紙）とはいいながらまあまあの耐久性ではないかと。
拡げてもぐにゃぐにゃせずしっかりしている。
とにかくダイアリーノートはA5でも重い、以下でA4コピー用紙との併用をおすすめしている理由でもあります。10枚もクリアフォルダに入れて持ち歩けばいいわけです。
１アイテムあたり100g違うかどうかは結構な違いです。
書く「棚卸（たなおろし）」・デジタルが苦手な案件の整理整頓
当月が終わったら一番新しいページにまた3ヶ月ぶんのフリーダイアリーマステを貼る。
6ヶ月カレンダーはふせんタイプですから終わった1ヶ月は残してあとは次のページに貼り直し。
書き込みも一緒に移動していきます。
前月ページを書き写すと隠れた「ミス・トラブル」に気づく
なお面倒かと思いきや意外に意味があったのは、新しい月になったら前月のスケジュールページを書き写すこと。
終わったページをコピーして、見ながら新しいページにそのまま書き写すと、なんといいますか「あれ？」「これは・・・！」が出てくる。
見ているだけだとわからないのですが、書くとピンとくる。
このとき感じる「違和感」はふだんは予測できないミスやトラブルのサインです。
毎回こういうものが見つかるのは自分がうかつ者なだけかもしれませんが。
タスクページは日付が大事・線を引くだけ
タスクページの作成はサインペンで縦に4本線を引くだけ、それで完成。
項目は以下。
- 記入日
- 予定の期限
- 完了日
- 派生案件の日時（その日付のタスクページを見るため）
基本的には日付と納期（期日）を書いて終わり。
ただ優先順位をつける作業があります、3ヶ月スケジュールと関係するので後述。
優先順位はフィルムふせん・貼り替えで変化に対応
その優先順位は、タスク管理の要であります。
簡単にいえばタスクページの項目にフィルム付箋を貼る
そして状況の変化に応じて張り替えて優先順位を考える。
以上終わりです、といいつつ紙ならではを実感しております。短時間で長期間を見ることができる。
3ヶ月スケジュールを見ながらタスクページをパラパラめくると今一番大事な案件を決めやすいのです。
いくつかの方法があり、詳細は別稿にて。
アプリは「広く浅く見返すのが苦手」・Trello、Evernote、Todoistは優先順位決めに向かない
なおタスク管理アプリは優先順位を決めるのが苦手のようです。
リマインダーも飛ばせるしGoogleカレンダーと同期もできますが、ページをバラバラめくる感覚で数ヶ月分をざっと見返せるものがない。
どこまでも詳しく記録できるのですが、
長期間を広く浅く見る、つまり優先順位を決めることには向いていないようです。
情報を探すには検索するしかない。
Trelloあたりは期待したんですが「画面の大きさ」という絶対的な制約があった。
個人的にTrello・Todoistなど有料サービスをいくつか使い、いまだEvernoteにカネを払っていますが正直あまり役に立たなかった。
なお一度使うと足抜けしづらいのもアプリの特徴であります。
何よりあの「終わりが見えない」感じ。
果てしなくToDoリストが続く感覚に凡人のアタクシはめげるのです。
なおこのスケジュールノートではこのようにグイと線をひいて消すことにしております。
「終わらせた」という実感がわきます、実はとても大事です。
A4コピー用紙は最強のノート・タスクを作業に変える
「3ヶ月を見開き1ページ管理」スケジュールノートのスペース以上に書く必要もあると思います。
アタクシはノートではなくA4サイズのコピー用紙を組み合わせております。
これでノートの案件・タスク・ToDoを単純作業のレベルまでわかりやすくする。
コピー用紙は最強のノートであります。
日付を書くだけ。書いたらまとめて穴を空けてファイルしておしまいです。
これで情報になる、デジタルデータ化もあっけないほど簡単です。
元から好んで使っておりましたが、このスケジュールノートとの相性が実によろしい。
外部の打ち合わせにはこの薄い自作ダイアリーとコピー用紙をクリアファイルに10枚ほど入れて行きます、身軽です。
たとえ100枚でも会社のコピー機で簡単にスキャンできるので（しかも数分で）過去のノートや走り書きも完璧にデータ（PDF）として活用できます。
数年分のノートをデータ（pdf）で持ちあるく、ふつうのノートでは到底不可能。
アタシは個人的にScansnapを初代から買ってしまったほどです、買い替えて2代目。
情報整理はしない・日付ですべてのデータとつながる
なおコピー用紙をスキャンしてデータ化する話と合わせて。アタシにとって重要でした。
情報を整理する時間はない。
つまり書いたそのままに、のちのちも使えないのならば
「書いていないのと同じ」になってしまう。
「3ヶ月スケジュール」「タスクページ」の日付を重視する理由
しかしメモからノートまで詳細なフォルダ分けやらタグ付けができましょうか。Evernoteがそうですがつい「整理」してしまう、物凄い無駄な時間を（楽しく）費やした。
一時期ハマりましたが仕事も不安も減りません、だからアプリから紙に戻しました。
3ヶ月ノートダイアリーに書いてある
・スケジュール
・ToDo、またはメモ（コピー用紙）
これらの日付を見るだけにする
情報整理は書く時に「日付を書く」それで終わりです。
ノートの日付からコピー用紙のメモやメール・PC内のデータを追っかけるだけにしてみる。ファイル名に日付を入れる習慣があれば最高ですが（さすがに「Book1」はいただけない）、更新日付で追っかけてもいいわけです。
トラブルを回避・いつも3ヶ月分の案件を見たい理由
ところで長らく3ヶ月の卓上カレンダーを見ていた理由について。
3ヶ月後をみていないと、今月のトラブルに気づかないからです。
仕事は四半期ごと・問題発覚も3ヶ月ごと
いつも3ヶ月をみていれば何か気づく、少なくとも2ヶ月前には。
トラブルは1ヶ月前に気づいても手遅れです。
でも2ヶ月あればなんとかなる。
どこの会社でもそうでしょうけれど、仕事は「四半期」ごと。
見開き１ページで3ヶ月表示のフォーマットがない
しかしそのためには
- 3ヶ月を１ページで見られるカレンダー
というフォーマットがないといけない。
わがまま放題な希望ながら、これとタスクノートは同じ場所にないと管理は無理です。
スケジュールとToDoでノートを分けた時期がありますがなぜかうっかりミスが多くなった。
超能率手帳は目立たず生きられない・人前で広げられない
繰り返しますがスケジュールページはいつも「当月を含めて3ヶ月」。
つまり今月（2021年12月）ならば「12月／1月／2月」
来月のページは「1月／2月／3月」
アタシにとってスケジュールページはこうでないと困る。
その上で、
- ガントチャート形式で並べて比較
- 広い書きこみスペース
- 軽い（重いノートはもうたくさん）
超能率手帳はジャバラでビロビロ伸びたりとか、月の変わり目はジャバラをヒラヒラさせて来月と見比べとか。
人前では使いづらいのです、サラリーマンてな「目立たないように生きる」ことが一番大事なのに。
ミドリの名作「ダブルスケジュール 進行＜A5＞ 」が3ヶ月スケジュール管理のきっかけ
ここ数年はこれでした。ミドリの「ダブルスケジュール 進行＜A5＞ 」重さ167g。
スケジュールノートの大傑作であります。
初めて見たとき心底感心しました。
1ヶ月分だけながらマンスリーと当月ガントチャートを簡単に一覧できる。
タスク管理で悩まれたご経験がおありの方なればこそのアイデアだと思います。
ただ使っていると、どうしても「これで3ヶ月を見られれば」という気持ちが抑えがたくなる。
2022年の手帳はこんな感じで始まりました。
まだまだ手を加える余地はたくさんあります、しかし常に3ヶ月を一覧できる安心感は手応えありです。
3ヶ月スケジュール、ToDo／タスクページの詳細、そしてA4コピー用紙との併用については改めて詳しくご紹介。